Universitas Cenderawasih terus melakukan berbagai upaya dalam memberikan pelayanan prima kepada mahasiswa dalam mewujudkan universitas yang bertaraf Internasional atau World Class University. Salah satu upaya tersebut adalah mengoptimalkan pengelolaan data dan informasi akademik, Evaluasi Penerimaan Mahasiswa Baru (PMB) dan mengoptimalisasi Aplikasi Beasiswa.
Dalam rangka optimalisasi inilah, Sub Bagian BAAK Uncen diwakili oleh Arlius Abisay, SE (Sub Koordinator Pendidikan), Donny S.W Kbarek, SE.,M.Si (Sub Koordinator Kesejahteraan Kemahasiswaan), Bambang P (Sub Koordinator Registrasi) serta 20-an orang peserta yang merupakan staf IT dan Kepala Sub Bagian dari berbagai fakultas dan unit kerja di lingkungan Uncen mengikuti workshop dari PT. Solusi Kampus Indonesia yang dilaksanakan di University Club Gadjah Madha Yogyakarta, pada hari Selasa – Rabu (26-27/09/2023).
Kegiatan dibuka oleh Arif Rahayu Fitriawan selaku Account Manager. Dalam sambutannya Arif menekankan bahwa akurasi dan validasi data informasi sangat penting dalam penyusunan dan penetapan kebijakan dan program yang akan dilakukan. Selain itu, pengelolaan data informasi yang dilakukan secara optimal dan terintegrasi juga sangat diperlukan untuk mewujudkan pelayanan prima serta membangun citra positif institusi.
Oleh sebab itu, menurut Arif kegiatan workshop semacam ini sangat penting dan patut diapresiasi serta harus mendapat perhatian serius oleh semua pihak. Kegiatan ini juga menjadi salah satu bentuk eksistensi Biro Administrasi Akademik dan Kemahassiswa Uncen dalam membangun citra positif dan mendorong terwujudnya visi institusi.
Dua pemateri pertama, Monika Agustami Kristy, ST.,M.Eng dan Febry Fidelia Prasastiwi, S.Kom Bagian Account Manager dalam Optimalisasi Pengelolaan data sistem informasi akademik dan evaluasi Penerimaan mahasiswa baru Universitas Gadjah Madha. Sesuai dengan tema kegiatan, para pemateri memberikan banyak informasi yang membantu Uncen untuk menciptakan serta mengoptimalkan sistem pengelolaan data informasi universitas yang lebih baik lagi kedepannya. Selain itu, Tim Uncen juga dapat mengembangkan fitur-fitur baru di Uncen sehingga dapat mempermudah operator dalam pelaksanaan kegiatan akademik itu sendiri.
Pemateri berharap terkait implementasi akademik saat ini harus tetap dilanjutkan perbaikan dan penyesuaiannya. Uncen harus bisa lebih proaktif lagi terkait dengan implemetasi, jika ada hambatan jangan ragu untuk disampaikan agar kami dapat membantu implementasi perkembangan yang ada. Karena kebutuhan User itu selalu berkembang dan butuh penyesuaian di aplikasi tersebut. Dengan penyesuaian bisa lebih maksimal lagi dalam penggunaan aplikasinya sehingga tidak melaporkan permasalahan yang sama berulang-ulang.
Merespon materi workshop yang diberikan, Sub Koordinator Pendidikan Universitas Cenderawasih Arlius Abisay mengatakan bahwa sistem akademik ini sudah ada sejak tahun 2019. Uncen sudah menerapkan namun di dalam perjalanan masih ada beberapa hal yang belum optimal sehingga dengan adanya kegiatan optimalisasi ini salah satu harapan saya kedepannya yaitu untuk Wisuda Periode III Tahun 2023 pada Nopember nanti sudah bisa diterapkan. Pendaftaran calon peserta wisuda dapat dilakukan oleh mahasiswa sendiri melalui aplikasi SIAKAD dan kita lihat sama-sama kekurangan yang terjadi agar kita bisa benahi dari tingkat fakultas sampai ke Rektorat, ungkapnya.
Waskito Zamani, S.Kom, menyampaikan materi tentang Optimalisasi Aplikasi Beasiswa. Tujuan materi ini yaitu ada keterkaitan dengan pengelolaan aplikasi dimana salah satu aspek yang menjadi penting tentang beasiswa sekaligus menyampaikan kepada Universitas Cenderawasih bahwa pengelolaan beasiswa itu akan lebih mudah jika menggunakan system.
Mengenai beasiswa, ada dua harapan yang di sampaikan oleh Waskito yaitu ; Pertama : Beasiswa dapat dikelola dengan baik secara merata oleh sivitas terutama pada mahasiswa yang berhak mendapatkan beasiswa tersebut melalui bantuan yang diterima. Kedua : Uncen bisa lebih maju dengan pengelolaan beasiswa mengunakan system agar data dapat terdistribusi dengan baik. Kalau sudah berbasis sistwn dan data, informasi yang diberikan ke bagian akademik ataupun pengelolaan oleh eksternal bisa mendapatkan informasi lebih cepat dan transparan.
Donny S.W Kbarek, SE.,M.Si selaku Sub Koordinator Kesejahteraan Kemahasiswaan Universitas Cenderawasih berharap Uncen dapat mengoptimalkan penggunaan dengan maksimal Aplikasi Beasiswa yang sudah ada sejak Tahun 2019. Karena kedepannya Uncen akan memerlukan suatu data dengan jumah besar
seperti jumlah mahasiswa, jumlah beasiswa dan kemampuan keuangan sampai dimana.
Keterbatasan fitur yang ada dalam aplikasi ini masih menyulitkan operator-operator beasiswa, karena mereka lebih tau cara kerja, kekurangan dan kelebihan dari aplikasi ini sehingga dapat disampaikan kepada Tim SKI untuk dapat memperbaiki dan dapat digunakan lebih optimal lagi. Sehingga kita akan mempunyai Bank Data tentang informasi jumlah mahasiswa yang menerima beasiswa bahkan perkembangan mahasiswa dalam menempuh studinya, IPKnya bagus atau tidak, harap Donny. ***
(Irja)
